Under åren som vi arbetat med hemsidor och andra webbaserade lösningar så har vi utvecklat ett tydligt, smart och strukturerat arbetssätt för att förenkla både för oss och våra kunder. Som kund hos oss kan ni förvänta er en fullständig kontroll av vad som händer på er sida och vad ni betalar för. Vi har skapat en kundportal där varje kund kan följa allt som händer.
Utöver det vi beskriver här på sidan så har vi allmänna villkor för kunder som lägger grunden för tjänsterna hos oss. Läs villkoren här.
Projekthantering
Att hålla reda på allt som ska göras på ett projekt när man har flera personer inblandade kan leda till långa mailtrådar och svårt att hålla reda på allt. Vi har löst detta genom att varje kund har sina projekt på deras konto direkt på kundportalen. Kunderna får ett huvudkonto och sedan obegränsat med underkonton för alla som är en del i projektet. Kunden bestämmer själv vad varje konto har tillgång till och kan se. I projekthanteringen kan man se följande:
- Uppgifter som ska göras, lägga till och ta bort uppgifter
- Hur långt vi har kommit och när uppgifter förväntas vara klara
- Vad som gjorts tidigare. Total loggning av allt arbete.
- Öppna upp diskussion både privat med oss och i projektgruppen.
- Filhantering. Ladda upp och se alla filer som finns i projektet.
- Kalender. Se alla slutdatum, bokade möten eller andra händelser.
Support, ändringsbegäran och andra formulär
För att lättare hantera våra kunder har vi skapat ett tydligt tillvägagångssätt för kunderna att be oss om ändringar eller support. I kundportalen kan man enkelt skicka in supportärenden som man sedan kan följa utvecklingen på.
Vi har dessutom utvecklat ett officiellt sätt att begära ändringar eller nya arbeten. Utöver den centrala listan med uppgifter som finns i projekthanteringen så kan man be om ändringar genom att fylla i en ändringsbegäran. I formuläret så fyller man i vilken hemsida eller tjänst det gäller samt om det är ett nytt arbete eller ändring/tillägg på redan existerande hemsida eller tjänst. För den projektansvariga hos kunden så finns det tre alternativ av ändringar.
Ändringar utan validering
Mindre ändringar som vi sätter igång med så snart vi har möjlighet som sedan tidrapporteras och faktureras.
Ändringar med validering
Ändringar eller tillägg som vi räknar ut tidsåtgång och kostnad för som kunden sedan måste godkänna innan arbetet startas. Ett sätt att få kontroll över kostnaderna. Skulle ni inte godkänna kostnaden för ändringen kommer vi antingen med alternativa lösningar eller så får ändringen helt enkelt vänta.
Offertbaserade arbeten
Större arbeten som kräver offert och mer noggrann planering innan start.
Rapportering
I kundportalen kan ni plocka ut och se flertalet rapporter kopplade till vårt arbete. Där kan man få ut rapporter från projekthanteringen med data automatiskt samlad av programmet. Dessutom kan man få ut utförliga tid- och arbetsrapporter som vi dokumenterar i sambandand med arbetet vi gör. I arbetsrapporterna får ni information om vad vi har gjort, om vi har stött på problem och om vi behöver göra ytterligare arbete för att uppnå de krav som är satta.
Eftersom allt arbete dokumenteras blir vi mer medvetna om tids- och arbetsgång för varje arbete som vi utför vilket medför att vi kan göra en noggrannare tidsuträkning och sammanställa tydliga arbetssätt för framtida arbeten.
Dokumentation
Eftersom detta arbetssätt ger oss full koll på allt som görs och allt som ska göras skapar vi också under arbetets gång en individuell dokumentation för kundernas projekt. Denna dokumentation ska fungera som guide för vardaglig hantering av hemsidan som kunden vill sköta själv. Den är uppbyggd med lista på hur man gör samt enkla videos som visar hur man utför det.
Fakturering, offerter och övriga kostnader
I kundportalen kan ni se alla era avtal, fakturor och offerter som gäller era tjänster. Ni kan även se alla programvaror som används, domänhantering eller tillägg samt pris och betalningsfrekvens på sidan.
Certifierade användare
För att öka säkerheten med arbetet som göra i den vardagliga hanteringen av hemsidorna har vi börjat använda oss av konceptet ”Certifierade användare”. De användare som genomfört kursen ”Certifierad användare – Grundkurs i wordpress” får kalla sig certifierade användare. För att minska risken för snesteg och misstag som vi sedan snabbt behöver åtgärda så erbjuder vi denna kurs. Den ger grundläggande kunskaper om hanteringen och räddningsåtgärder vid misstag eller liknande.